I den här artikeln bjuder jag på tips för hur du kan öka din produktivitet och få mer gjort som digital marknadsförare. Tipsen går även att anpassa och tillämpa för dig som inte arbetar med digital marknadsföring.
Lyssna på den här artikeln
För dig som föredrar att lyssna så finns den här artikeln även tillgänglig i avsnitt #110 i podden Digital kommunikation med Johan Åberg. Lyssna här eller där du lyssnar på poddar.
Tacka nej till fler möten
Jag anser att det framförallt finns två tidstjuvar under vår arbetsdag som distraherar oss och som får oss att genomföra mindre arbete; möten och e-post.
Ställ dig frågan om alla möten som du blir inbjuden till verkligen är nödvändiga. Om det är svårt för dig utifrån din arbetssituation så kommer här några andra idéer som du kan testa.
– Ändra standardlängden för dina möten. Om du idag bokar in möten om 60 minuter som standard, så ändra längden till 45 minuter eller 30 minuter.
– Gruppera möten men glöm inte att lägga in en kort paus mellan dina möten eftersom de ibland kan tendera att gå över den utsatta tiden.
– Om möjligt så kan du även testa att reservera dina möten för en specifik dag – exempelvis onsdagar och torsdagar är mötesdagar, så att du kan få stort utrymme i din kalender under övriga dagar för att få saker gjorda.
– Meddela i början av mötet att du har ett annat möte som börjar efter ditt nuvarande möte, så att alla deltagare vet att du behöver avsluta i tid.
– Minimera ställtid genom att exempelvis genomföra videomöten istället för fysiska möten.
– Om du inte vill eller kan närvara vid ett möte; be om att få skicka in dina kommentarer/synpunkter kring ämnet som ska behandlas innan mötet och be om att få en sammanfattning av mötet i efter hand.
– Förbered och skicka alltid ut en agenda inför dina möten för att hålla ett effektivt möte.
Blockera tid i din kalender
Det finns ingen vits att ha en att-göra-lista om du inte planerar in när du tänker göra dina arbetsuppgifter.
Använd därför inte bara din kalender för möten utan planera in och blockera tid för dina arbetsuppgifter i din kalender.
För dig som är digital marknadsförare kan det här exempelvis innebära återkommande block där du varje vecka eller månad planerar in när du exempelvis ska:
– Schemalägga inlägg till sociala medier.
– Gå igenom aktuell statistik för webbplatsen och företagets digitala annonsering.
– Förbättra företagets SEO.
– Förbereda nästa presentation för marknadsavdelningen.
– Sätta upp nästa annonskampanj i Google Ads eller sociala medier.
– Skriva och publicera content.
Tänk på att lämna luft i din kalender eftersom livet kommer att komma emellan och prioriteringar ändras och oförutsedda saker kommer att inträffa.
Du kommer att märka att du regelbundet behöver planera om och flytta runt dina block men detta gör ingenting så länge du inte flyttar fram och flyttar fram en arbetsuppgift som är prioriterad utan att den blir gjord.
Räkna även med att dina uppgifter kommer att ta längre tid än planerat och att oförutsedda saker kommer att inträffa så att planera inte in för mycket.
Ha koll på dina prioriteringar
Skriv ner vad som är viktigast att fokusera på under det kommande året, det kommande halvåret, det kommande kvartalet, den kommande månaden, under veckan och vad som är viktigast att åstadkomma idag.
Utifrån detta kan du sedan blockera tid i din kalender.
Vi är alla olika men många tenderar att vara mest alerta och effektiva under morgon och förmiddag.
Detta gäller för mig själv och därför blockerar jag alltid tid för min viktigaste arbetsuppgift för dagen under morgon/förmiddag och skyddar sedan denna tiden genom att exempelvis inte boka in möten.
Att ha koll på dina prioriteringar kommer även att hjälpa dig att tacka nej till saker och ger dig ett arbetslugn.
Vad gäller digital marknadsföring så är möjligheterna oändliga och det finns hela tiden saker som vi borde göra mer av, nya kanaler som vi kan utforska eller en ny artikel vi hade kunnat skriva.
Om det inte finns på din lista så kan du helt enkelt tacka nej till det eller lägga arbetsuppgiften åt sidan och fokusera på din prioriterade lista.
Minimera tiden som du spenderar på e-post
En gång i tiden var jag en av dem som fick hundratals e-postmeddelanden varje dag och fick ångest över att det fanns olästa e-postmeddelanden som det tog tid för mig att svara på.
Om du hade haft ett program på din dator (exempelvis RescueTime) som håller koll på hur mycket tid som du spenderar på olika webbsidor och program så hade troligtvis e-post varit i topp på den listan.
Därför vill jag bjuda på några tips som har fungerat väldigt bra för mig och som jag har justerat och anpassat genom åren som nu gör att jag får ytterst lite, men relevant e-post, som gör att jag kan fokusera på mina prioriterade arbetsuppgifter istället.
Här är några tips:
– Ju mer e-postmeddelande som du skickar, desto fler får du tillbaka. Skicka mindre e-post och ställ dig hela tiden frågan om meddelandet är nödvändigt.
– Minimera antalet mottagare på kopia av samma anledning som ovan. Dina kollegor kommer att tacka dig för att du hjälper dem att minska deras tid som de behöver lägga på att läsa e-postmeddelanden.
– Håll dina e-postmeddelanden korta. Dina mottagare kommer att tacka dig.
– För att undvika massor av e-postmeddelanden fram och tillbaka för att hitta en tid som passar alla så använd ett verktyg för schemaläggning av lediga tider. Det finns massor av verktyg för både Google och Outlook – googla.
– Använd appar som exempelvis Clean Email för att snabbt avprenumerera från nyhetsbrev. Det här verktyget skannar regelbundet av din e-postlåda och visar nyhetsbrev som du sedan enkelt kan avprenumerera ifrån för att minimera mängden irrelevant reklam.
– Använd filter för att automatiskt ge dina inkommande e-postmeddelanden etiketter eller för att flytta dem till specifika mappar. Tips: Om du inte vill ha nyhetsbrev alls, så skapa ett filter med regeln ”Innehåller: Avprenumerera” och flytta det till papperskorgen direkt.
– De flesta e-postmeddelanden som du får är inte viktiga och kräver ingen omedelbar åtgärd. Jag har två etiketter som jag använder regelbundet. 1) Viktigt 2) Gör senare. 95 % av mina e-postmeddelanden hamnar under etiketten ”Gör senare”, som jag kan göra när jag har gjort klart mina prioriterade arbetsuppgifter och svarat på de viktigaste e-postmeddelandena.
– Använd ”Zero Inbox”-metoden. Jag har använt den här metoden i åratal och när jag går hem för arbetsdagen så lämnar jag en tom inkorg vilket skapar ett lugn och ordning och reda i inkorgen. Mina meddelanden är antingen borttagna (de flesta) eller kategoriserade som ”Viktigt” eller ”Gör senare”.
– Använd verktyg som Email Meter för att analysera hur mycket e-post som du skickar och tar emot. Det här verktyget visar även vem du får mest e-postmeddelanden ifrån. Genom att bli medveten om hur du använder e-post kan du även göra justeringar för att minska tiden som du lägger på att hantera det.
Minimera distraktioner
För att få mer gjort minimera distraktioner som exempelvis:
– E-postaviseringar (stäng av dem). Ett tips när du blockerar tid för din prioriterade arbetsuppgift är att stänga ner din e-postkorg så att du inte frestas av att titta i den och blir involverad i att svara på e-postmeddelanden som inte är brådskande.
– Notifieringar från din telefon (stäng av dem eller använd ”Fokus” eller ”Stör ej”-läget i din telefon).
– Inkommande samtal (om det fungerar för dig – ställ din stör ej läge när du fokuserar på din prioriterade arbetsuppgift för dagen).
– Kollegor (häng en lapp på dörren om att du inte vill bli störd eller arbeta hemifrån när du genomför din prioriterade arbetsuppgift).
– Sociala medier (stäng ner flikar med Facebook, LinkedIn etc. och stäng av notiser från din telefon).
– Multitasking är en myt så fokusera på en sak åt gången och om du kan så blockera gärna mycket tid i din kalender för en specifik uppgift.
Använd verktyg som förenklar och effektiviserar
Exempelvis:
– Verktyg för schemaläggning av inlägg till sociala medier: Buffer, HootSuite etc.
– Verktyg som låter dig snabbt komma åt text som du tidigare har klippt ut – jag använder Maccy för Mac OS.
– Meeter för Mac OS låter dig snabbt se när ditt nästa möte är och du kan gå med i videomötet direkt från statusfältet.
– Rensa skräp från din dator för att arbeta snabbare. Jag använder CleanMyMac för Mac OS.
– Använd verktyg som exempelvis RescueTime för att förstå vad du lägger din tid på. Verktyget visar vilka webbsidor och program som du använder mest. Du kan kategorisera webbsidorna och programmen som ”Produktiva” eller som ”Slöseri med tid”.
Lycka till!
Få mer tips och inspiration
Lyssna på podden Digital kommunikation med Johan Åberg.
